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用友软件介绍

最新电子会计档案法规,附送电子档案管理系统解决方案,支持建设财务共享服务中心

发布于:2016年10月12日    分类:行业动态

很多企业在准备建立财务共享服务中心时,因为没有电子会计档案法规来进行政策指导,一直很担心扫描的影像是不是没用了?这下好了,大家担心的问题没有了!可以放心建设财务共享服务中心了!

根据第八条法规:

同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条法规:

满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

系统软件设计要求:需要按照国家档案局制定的《档案著录规则》(DA/T18—1999)、《归档文件整理规则》(DA/T18—1999)、《档案管理软件功能要求暂行规定》(档发[2001]6号)采用标准的协议和规范。

这新《管理办法》在那些方面做了调整?:

答:新《管理办法》共31条,与原《管理办法》相比,主要作了以下调整:一是完善了会计档案的定义和范围。二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是明确了会计档案出境的管理要求。五是调整了会计档案的定期保管期限,并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

根据国家档案局推出的电子会计档案法规,爱共享推出符合国家法规的电子档案管理软件来加强对电子文件和电子档案的管理,实现财务共享服务中心影像扫描和影像归档的集成管理。

电子档案

电子档案系统支持对企业财务档案的电子化和集中管理

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电子凭证中心

电子凭证中心用于管理所有的电子凭着信息,根据报账单匹配电子凭证和影像文件,将各个单项数据匹配分册,操作员可以对权限内数据进行增删该查操作,并对所分册的电子凭证和实物文件同步做分册、封箱、入库等等各项操作。

前提条件

准备电子凭证所对应的实物票据文件的各项分册、封箱操作,等电子凭证分册完成后,同步的做数据和文件的封箱入库操作。

结构构成

系统主要包括凭证匹配和凭证归档两大部分:

凭证匹配功能块主要对已获取的电子凭证信息做各项操作包括检验数据的正确性,对数据做分册处理。

归档则是同步实物文件做封箱和入库操作。

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凭证匹配

◢ 封面生成

生成 PDF 格式的记账凭证封面。

系统对每个记账凭证最终都是以PDF格式总会每个记账凭证的所有影响信息的,为直观效率的区分不同的记账凭证,系统实现了对凭证封面信息的直观化信息处理,在凭证封面上显示所有该凭证的主要信息,在凭证的右上角留存该凭证的信息条形码,其样图如下:

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图中信息只做示例使用,具体的显示信息是按照中兴方提供的显示

◢ 影像匹配

电子凭证数据和影像数据分储存在不同的DB中,报账单中存在两者关联的信息数据,根据报账单里的同一条数据的唯一键所标示去电子凭证数据和影像数据中去寻找数据,若找到两者数据则默认匹配数据成功,合并两条数据生成该该数据的电子凭证信息。流程如下图:

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◢ 凭证提交:

提交影像信息与凭证信息匹配正确的电子凭证,提交前支持手工修改匹配关系

根据报账单生成的电子凭证信息,操作员可实施增删改查操作检验更改电子凭证信息,修改完成无误后可即时提交。

◢ 凭证复核

进行影像信息与凭证信息匹配正确的电子凭证复核

复核后生成完整的电子凭证。

对提交的凭证进行最终复核确认,若数据确认无误,则提交电子凭证,生成最终的完整的电子凭证信息文件。

凭证归档

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◢ 档案收集

在保证原有业务数据收集的同时,打开前端有效数据采集量,并强化其他收集通道,保证档案资源的有效利用.

◢ 档案分册(组卷)

方法 :

文件的主要特征:问题 ,时间, 责任者,名称采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷通常一个问题组成一卷,但不同保管期限的文件不能组在一起。

1。卷内文件排列

2。卷内文件编号

3。案卷排列及编号

➀ 案卷排列方法

A 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列.即保管期限——年度——问题排列法.

B 按照文件的作者,收发文机关及文件内容所涉及的地区排列,即保管期限——年度——组织机构排列法.

C 按照案卷所属的时间顺序排列.

➁ 案卷编号

按排列好的顺序每个保管期限大流水编1000号,到卷左右断号,注意不能有重号.

◢ 档案装箱

实物的会计凭证装箱完成后,会计人员在系统中完成电子凭证的装箱。支持装箱号的条码打印;支持装箱清单的打印;如果装箱错误,也可以进行“拆箱”后重新装箱。

◢ 档案入库

实物的会计凭证归档完成后,会计人员在系统中完成电子凭证的入库(归档) 。 支持记录和修改实物箱的归档位置(库房/库位) 。

2

电子档案中心

系统主要包括报表统计和档案调阅、档案管理三大部分。

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系统流程

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电子档案系统核心流程(图)

档案调阅:

档案调阅是对档案原件或电子件进行的申请、审批、借阅/归还、销毁等情况进行记录和管理的过程。

❶ 调阅申请

需用用户在线提出申请。

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❷ 调阅审批

在用户提出申请后,相关人员可以对权限范围内的申请进行审批操作。

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❸ 调阅档案

对查询到的TIF,JPG等档案图像采用内置浏览器进行查看,必须支持某种档案类型的全部图像的浏览,支持上下页的翻页功能。

档案查看在本地不保存任何数据,提高了系统的完全性。

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❹ 档案借阅登记

记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅领导的签字等信息,检索到用户所需的档案进行借阅登记,并打印借阅单。借阅档案归还定时自动提醒。

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注:1 此流程是针对于那些借阅者不具有权限的档案,对于那些具有权限的档案,用户不必经过此过程即可借阅档案。

2 此流程可由用户根据实际工作情况自定义。

❺ 档案归还

▵档案归还管理

可对用户归还的档案进行登记,并提供续借功能。同时具有设置归还者填写档案使用效果表单后,才能完成归还手续办理操作的功能。具体来说,档案管理员通过档号等条件在系统检索该档案资料状态,了解到档案借阅登记信息,然后执行归还档案操作,系统记录归还时间、办理人和归还人等信息。

▵档案催还管理

由于用户借阅和归还都进行了登记和管理,所需系统可以通过“档案催还管理”对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计,自动提醒和打印催还单。借阅统计系统对借阅提供各种统计方式,并可随时打印统计结果。

▵档案预约管理

用于处理用户预约的档案,为用户办理借阅手续。

档案管理

◢ 档案盘点

可以对档案实物的保管位置、数量等信息与档案台帐进行一致性比对,并进行标识。不一致时可以修改台帐信息或实物保管信息。

◢ 档案销毁

档案鉴定甄别档案的价值,确定保管期限,对无保存价值的案卷作销毁处理,办理销毁手续和填写销毁意见,同时提供打印鉴定销毁报表。

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统计报表

◢ 凭证查询

按照电子档案凭证号查询档案的封面、实物票据影像、分册、装箱、库房、库位等基本信息进行查询。

◢ 分册统计

按照查询结果可以对档案业务进行不同角度的统计,如根据统计类别、案卷年度、保管期限和案卷类别等来统计。也可以根据需要自行设计报表。

3

系统管理

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系统管理员使用系统管理模块进行系统设置,管理用户、团队、访问权限,设定安全选项,查看系统日志及用户使用情况统计表。

功能包括

▵系统设置(安全设置、全局设置)

▵使用设置(用户管理、组织结构、组织成员、信息栏目)

▵权限设置(模块管理、访问权限管理)

▵日志管理(安全日志、模块日志)

系统日志管理提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能,包括上机人姓名、访问时间、所有信息、查询内容、利用方式(阅读、修改、拷贝、下载、打印),并提供详情查询功能。

▵提醒催办功能——可以采用页面提示、警示灯、声音、电子邮件、消息等多种方式提醒相关人员阅览文件。

▵支持附件—— 工作流文件在流转时,可以拖带多个附件一起流转。附件管理和文档管理相结合,支持版本控制和访问权限控制。

周全严密的安全体系

1. 权限的分级管理,不同用户登录系统后所能管辖的内容和范围均有所不同,分为三个等级:总系统管理员、机构管理员和不同用户。

2. 操作授权,管理员可以将某类资料的不同操作授予(或取消)不同人员。

3. 电子文档的密级控制,不同的文档可以划分到不同的密级中,实现了操作和密级的完美控制。

4. 系统自动记录数据处理日志,使得任何人的任何操作都在系统中留有痕迹,任何非法(违规)操作都逃不过系统管理员的"眼睛"。

权限管控

电子档案系统的主要目的之一,就是能够使用户可以根据需要随时可以检索、查询、浏览和下载所需的文档资料。但是众所周知,文档是带有保密性质的。为了确保档案资料文件的安全,系统提供对用户和权限进行管理。基本管理流程如下图:

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系统提供了用户管理和权限分配功能,可以方便地给用户添加一个或多个角色,也可以给角色添加一个或多个用户。具备完善的权限继承与屏蔽功能,授权控制基于用户、角色、访问类型等,以满足应用系统应用于多级部门多级职能的需要。多个档案管理员可以只管理自己负责的档案类型不同角色查看的数据不同。

本系统的用户共分为四类,分别是:文档管理员、兼职文档管理员、普通用户和赋权人。只有在用户管理中登记过用户才能进入本文档管理系统中。文档管理员、兼职文档管理员、赋权人和普通用户根据自身权限,可以进入不同的子系统。用户管理包括用户维护、系统使用许可设置、文档使用许可设置。用户设置包括用户列表、添加、修改、删除某个用户。用户列表中反映出用户的信息和使用权限。系统管理员可以随时添加和删除某个用户,也可以修改用户的权限。组设置可以让用户根据实际需要来定义,可以是单位的部门等。同时也可以定义部门之间的从属关系之间的借阅关系。包括添加、修改、删除某个组和定义子组/父组关系。

日志管理

提供系统日志、业务日志、数据库日志、操作员日志、管理员日志等详尽的信息。

用户可根据操作员、操作日期、操作日志类型等查找日志,还可对查询结果进行删除、打印、备份、导出等操作,导出支持多种文件格式导出。用户只能查找自己的操作日志和权限比自己低的用户日志,不可查询权限比自己高和同级的用户日志。

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